Máte archivaci dokumentů v malíčku?

Jednou z méně příjemných činností spojených s podnikáním je zákonem stanovená archivace dokumentů. Mnohé firmy generují celé stohy dokumentů, které je nutno uchovávat po dobu 5 – 30 let. Pořádek se tak dostává na první místo v žebříčku priorit.

Povinná archivace

Stanovenou povinnost archivovat dokumenty upravuje hned několik zákonů, chcete-li si tedy být jisti, že děláte všechno správně, měli byste v nich mít přehled. Konkrétně jde především o zákon o účetnictví, zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zákon o daních z příjmu, zákon o dani z přidané hodnoty a daňový řád. Nezapomeňte, že na jeden dokument se může vztahovat hned několik předpisů – v takovém případě se samozřejmě orientujete podle toho s nejdelší uchovávací lhůtou. Obvykle se jedná o období 5, 10 nebo 30 let.

Jak dokumenty uskladnit a zpřehlednit?

Dnešní trh hbitě reaguje na to, kolik papírování je ve firmách třeba. Snadno seženete archivační krabice nejrůznějších rozměrů, praktické stojany, šanony, euroobaly, archivační spony a lepicí pásky – zkrátka vše, co je třeba k přehlednému uložení účetnictví a dalších dokumentů. Nejlepší je využít všech těchto pomůcek, roztřídit jednotlivé papíry do pořadačů, a teprve archivovat celé šanony v krabicích. Mezi krabicemi jednoznačně vedou ty papírové. Vyrábí se ve dvou základních verzích: klopové krabice a vysekávané. Klopové krabice je po složení třeba přelepit lepicí páskou, aby dobře držely, vysekávané nic takového nevyžadují, takže se s nimi snadněji zachází. Malinko nákladnější variantou pak bývají krabice s víkem.

Nakupujte s rozumem

Když si pořídíte archivační materiály od specializované firmy, nákup se vám finančně vyplatí a získáte také jistotu, že vaše dokumenty budou v bezpečí a obalové materiály se jen tak nerozpadnou. Odborníkem v tomto oboru je u nás společnost Obaly KREDO, s.r.o., která již 13 let vyrábí kvalitní krabice a další sortiment na zabalení a uložení prakticky čehokoli – ve velkém i na zakázku již od jednoho kusu. Jejich archivační krabice a boxy jsou perfektní volbou pro dlouhodobé skladování nastojato i naležato. Vyrábí se z mimořádně pevného bílého či tmavého kartonu, který lze snadno popisovat, a jejich sestavení zvládne i naprostý nešika.